仙台TRPG十年会

宮城県仙台市でTRPGコンベンションを開催しています

【コラム】仙台市でTRPGを遊ぶ – 市民センターの借り方・その2(会場の予約・減免団体登録編)

   

仙台TRPG十年会のWebサイトへお越しいただき、ありがとうございます。
だいぶ間が空いてしまいましたが、「仙台市でTRPGを遊ぶ – 市民センターの借り方」の2回めを公開します。
※現時点では暫定公開なので、後からちょこちょこ手を入れていくと思います。

※あくまでも、中の人の実体験によるものです。場合によってはこの通りいかないこともありますので、手続きや利用方法については借りる予定の市民センターの窓口で聞いてみたほうが確実だと思います。

もくじ

  1. 借りる市民センターを決める …その1に記載しています
  2. 利用者登録のための書類を準備する …その1に記載しています
  3. 窓口で利用者登録の手続きをする …その1に記載しています
  4. 「仙台市市民利用施設予約システム」の利用方法 …この記事に記載しています
  5. 空き施設の申込をする …この記事に記載しています
  6. 抽選申込をする …この記事に記載しています
  7. 減免団体として登録する …この記事に記載しています
  8. 地域利用団体として登録する …この記事に記載しています
  9. 当日&後片付けのこと …その3に記載する予定です

「仙台市市民利用施設予約システム」の利用方法

前回の記事に記載した内容で、団体登録が終わったので、市民センターの予約ができるようになりました。

予約するには、いくつかの方法があります。「市民センターの窓口に行く(馬場市民センター以外で可能)」「区役所および市内の主な施設に設置してある市民用端末から予約する」などがありますが、おすすめなのは断然「インターネットからの予約」です。
時間や場所を問いませんし、複数の市民センターの空き状況を確認しながら予約することが可能です。

中の人も、インターネット予約しかしたことがありませんので、この記事でもインターネット予約を前提に話を進めていきます。

インターネット予約は、「仙台市市民利用施設予約システム」のWebページより行います。
パソコン表示の他、ケータイ表示や、市民センター等にある予約用端末っぽい表示の簡易版なんかもあります。お好みの表示方法で操作して問題ないと思います。

団体登録が終わると、利用者カードに書いてある「利用者番号」と、登録時に書類に書いた「パスワード」でシステムにログインできるようになります。中の人の場合、ログインできるようになるまで「1日くらいかかるかも」と言われましたが、2時間後に試してみたらログインできました。この辺は職員の方の手作業っぽいので、時期などにより違いが出てくると思います。

ログインしたら、まずは「マイページ」の「登録情報の確認」にアクセスして、情報が正しく登録されているか確認してみましょう。間違いがあった場合、また転居などで情報が変わった場合には、市民センターの窓口で手続きすれば変更してもらえます。

また、「メールアドレスの確認・変更」にてメールアドレスを登録しておくと、予約時などにメールが届くようになります。後述する「抽選申込」の際には確認の手間が省けますので、登録しておくとよいと思います。

空き施設の申込をする

「予約」メニューからは、2ヶ月先くらいまでの日程を予約をすることができます(市民センターの場合、使用日2ヶ月前の10日~使用日前日まで予約が可能です。例:1月10日~31日にシステムを見た場合、3月いっぱいまで予約可能)。
何ヶ月も先の空き状況を見ることも、操作上はできますが、予約できる期間はあくまでも上記の通りです。

詳しい操作方法については割愛しますが、けっこう操作に癖があるシステムなので、いろいろと試してみるといいでしょう。

抽選申込をする

宣伝して人を集めるイベントを開くなど、「もっと早い時期に場所を押さえたい!」という方には、「抽選申込」という方法があります。

毎月16日~末日まで申込ができ、3ヶ月先の申し込みすることができます(例:1月中に抽選申込すると、4月1日から末日までの予約が可能です)。同日、同時間帯への申し込みが複数の団体から入った場合には抽選となり、1団体のみが予約の権利を得ます。

次の月の2日(上記の例だと2月2日)に抽選結果が発表され、システムで当選か落選かを確認することができます。システムのマイページにてメールアドレスを登録していた場合には、抽選結果がメールで届きます。
当選後、9日までに予約確定の手続きが必要になるので、忘れないようにシステムから手続きを行ってください。

抽選申込時にも、「どの施設のどの時間帯に何件の申込が入っているか」がわかるようになっています。仙台TRPG十年会コンベンションでは、月末の夜に空いてそうな施設を調べ、抽選申込をするようにしています。なので、日付はけっこうばらばらなことが多いです。
2ヶ月先のコンベンションの日程告知が10日過ぎだったら、抽選に落選したか、抽選申込をし忘れたんだと思ってください…。

なお、「3ヶ月よりも先の日程を押さえたい」という場合は、市民センターではなく市の文化施設などを予約する必要が出てきます。場合によっては使用方法を施設の方と話し合う「事前協議」の必要がありますので、ご確認ください。

減免団体として登録する

仙台TRPG十年会では「対象外っぽいなー」と思っているので、今のところ登録する予定はありませんが、軽く調べてみたので取り上げておきます。

※ここに記載した内容は、あくまでも中の人が独自に調べたものです。詳細は市民センターの窓口までお問い合わせください。

仙台市では、減免団体として登録することで、市民センターの使用料が減免される制度があります。

※提出した「会の目的・活動内容」での利用であれば、書類を提出した市民センター以外でも減免対象になるようです。

仙台市のTRPGサークルでは、「仙台TRPG」さんがこの制度を利用されているようです(似た名前を付けてしまいましたが、仙台TRPG十年会は「仙台TRPG」さんとは全く別のサークルです)。

減免団体登録のメリットとしては、上記の通り使用料が減免されること、さらに地域利用団体として登録した場合に優先的に申込が可能になる点が挙げられます(後述)。

デメリットは、会員名簿や会則、事業計画書などの書類を用意する必要があること、年に1回更新手続きが必要なこと、でしょうか。

減免団体として登録するには、いくつか条件があります。

  • 仙台市民が会員の半数以上であること
  • 営利目的の団体ではないこと
  • 基本的に固定メンバーであること

「どういうのが営利目的なのか」「どんな感じだったら固定メンバーと言えるのか」については、この記事でどうこう言える話ではないと思うので、詳細は市民センターの窓口までお問い合わせいただければと思います。

「固定メンバーでキャンペーンセッションを遊ぶ」目的や、「固定メンバーで集まって遊ぶTRPGサークルを作る」目的で市民センターを借りる場合は、減免団体の対象となる可能性が高いですので、登録を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、減免団体の登録申込は、毎年2月~3月に受け付けているようです。申込可能な時期が限られていますので、検討されている方はご確認をお願いします。

地域利用団体として登録する

減免団体のうち、「利用する市民センターの中学校区内(隣接する中学校内を含む)に住所を有する会員が3分の2を占める」場合は、地域利用団体としても登録することができます。
地域利用団体は、月1回、市民センター各室を抽選申込よりも優先的に申し込むことができます。

利用する市民センターを(基本的には)固定する必要があり、不特定多数に参加を呼びかける行事は優先申込の対象となりませんが、条件が合うなら検討してみてもよいのではないでしょうか。

こちらも、申し込みは毎年2月~3月に受け付けています。減免団体登録と合わせて行えますので、詳細は利用する市民センターにお問い合わせください。

…全2回で終わる予定だった「仙台市でTRPGを遊ぶ – 市民センターの借り方」ですが、長くなってしまったので、その3に続きます。

 - TRPGコラム

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