仙台TRPG十年会

宮城県仙台市でTRPGコンベンションを開催しています

【コラム】仙台市でTRPGを遊ぶ – 市民センターの借り方・その1(団体登録編)

   

新年おめでとうございます。本年も、仙台TRPG十年会をどうぞよろしくお願い申し上げます。

リクエストがあったので、今回は「仙台市内の市民センターの借り方」について書いてみようと思います。
「仲間とTRPGを遊びたいけど、場所がない!」という方、あなたの家の近くの市民センターを借りてみてはいかがでしょう?
いくつかの前準備、注意事項はありますが、慣れてしまえば結構お手軽だったりします。1〜2卓分の広さの部屋であれば、1時間300円くらいから借りられるので意外と安価だったりしますしね。

中の人が、仙台TRPG十年会コンベンションを始めるまでのノウハウ(と言えるほど大したもんじゃないですが)をご紹介します。

※あくまでも、中の人の実体験によるものです。場合によってはこの通りいかないこともありますので、手続きや利用方法については借りる予定の市民センターの窓口で聞いてみたほうが確実だと思います。

※また、この記事では仙台市各所にある「市民センター」のみを対象としています。仙台市民会館等の文化施設や、コミュニティセンターなどは対象外です。

(コミュニティセンターもコンベンションの会場として検討してみたいのですが、インターネットに載っている情報があまりにも乏しく、申し込みもセンター窓口でないとできないところが多いため、今のところ検討できていません)

もくじ

  1. 借りる市民センターを決める …この記事に記載しています
  2. 利用者登録のための書類を準備する …この記事に記載しています
  3. 窓口で利用者登録の手続きをする …この記事に記載しています
  4. 「仙台市市民利用施設予約システム」の利用方法 …その2に記載しています
  5. 空き施設の申込をする …その2に記載しています
  6. 抽選申込をする …その2に記載しています
  7. 減免団体として登録する …その2に記載しています
  8. 地域利用団体として登録する …その2に記載しています
  9. 当日&後片付けのこと …その3に記載する予定です

借りる市民センターを決める

まず、どこの市民センターを借りるか決めます。当然ですが、仲間が集まりやすい場所がいいでしょう。

自分と仲間が、普段どのような交通手段を用いているかも考慮に入れる必要があります。
駅が近いとか、バス停があるかとか、駐車場があるか…などは各市民センターのホームページに記載があるので、先に見ておくといいと思います。

また、センターによっては広い部屋しかなかったり、逆に狭い部屋しかなかったりすることがあります。いろいろ見比べてみてください。

参考:仙台市 市民センターの一覧

利用者登録のための書類を準備する

実は、仙台市の市民センターは個人では借りることができません。「団体」として利用者登録をする必要があります。

「仙台市市民利用施設予約システム」のWebページには、「団体の代表者が団体登録する場合」の利用者登録時に必要な書類として下記のものが挙げられています。

  • 代表者(事務取扱者)の方の運転免許証、各種健康保険証、パスポート、学生証など
  • 上記に加え、名刺や社員証、団体名簿など団体の代表者(事務取扱者)であることが分かるもの
  • 団体名簿、団体運営に係る規約など団体に関する資料、団体の所在等が確認できる資料

中の人は、利用者登録時に「運転免許証」と「団体名簿」を提出しました。

団体名簿は、会員の「氏名、住所、電話番号、役職(代表か会員か)」を表にしたものです。
最低限必要な項目については不明なので、「なるべく提出する情報を少なくしたい」という方は、窓口で確認されたほうがよいかと思います。

TRPGを遊ぶ目的で利用者登録するのであれば、一緒に遊ぶ仲間に会員になってもらうとよいでしょう。

なお、提出は求められませんでしたが、団体規約も用意していました。利用者登録時、団体規約の提出が必要だった方もいると聞いていますので、あらかじめ作っておいたほうがよいと思います。

※仙台市以外にお住まいの方でも団体として登録できます。中の人は実際に手続きしたわけではないので、詳細については市民センターの窓口や電話で聞いてみてください!

参考:
任意団体名義でゆうちょ銀行口座を作ってみた。 | HNSMBLOG
サークル名(個人商店名)でゆうちょ銀行口座をつくる: 乙女の池袋
上記2ページは、「本名以外の名義でゆうちょ銀行の口座を作る」ノウハウについて記載したものですが、サークル規約の作り方について参考になると思います。

窓口で利用者登録の手続きをする

利用者登録自体は、馬場市民センター以外の市民センターの他、各種文化施設・スポーツ施設等で行うことができます。
どこでもかまわないのですが、下見も兼ねて、借りる予定の市民センターで行うのがおすすめです。

市民センターの窓口は、午前9時~午後9時まで開いていますが、余裕を持って行ったほうがいいでしょう。
また、休館日は事前に確認しましょう。仙台市の市民センターの場合、月曜日(祝日を除く)と、祝日の翌日はたいてい休館日です。

参考:休館日のお知らせ(市民センター・児童館・児童センター)

窓口の方に、「団体で利用者登録したい」旨を伝えましょう。
窓口で書類を記入します。書類の書き方については、窓口の方に聞けば教えてもらえます。
書類記入とあわせて、必要書類の提出を求められると思います。また、「団体の目的」なども聞かれるかもしれませんので、回答は用意しておいたほうがいいと思います(中の人は特に聞かれませんでした)。

必要な手続きが終わると、「仙台市市民利用施設予約システム」を使うための利用者カードと、使い方、お約束事などが書かれた書類をもらえます。
利用者カードは、実際に市民センターを使う際に必要になるので、失くさないようにしましょう。

さて、せっかく窓口に来たのですから、気になることは聞いておきましょう。
中の人は、初めてコンベンション行う会場については、窓口で以下のようなことを聞いています。

  • サイコロを振ったり、トランプを使ったりするゲームをするが、問題はないか
    (賭博と間違われると、利用できない可能性もあるので念のため確認したほうがいいかも)
  • おしゃべりをするが、音量は問題ないか
  • (必要な場合)自家用車は停められそうか
    (駐車場があっても、早い時間で埋まってして停められなかったりするので…)

また、せっかく会場に来たのですから、下見をしておきましょう。
センターの雰囲気や、周辺の飲食店などの情報を知っておくと、仲間に色々聞かれたときに困らなくて済むでしょう。場所がわかりづらいな、と思ったらあらかじめ伝えておくこともできます。
コピー機、飲料の自販機、喫煙所などの有無も確認しておくとよいと思います。

長くなりましたので、記事を分割します。
あとはセンターを借りて遊ぶだけ! 後日の掲載をお楽しみに。

 - TRPGコラム

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